Bestätigung eines halben Sachbezugs durch elektronisches Fahrtenbuch
Eine reduzierte Bewertung des geldwerten Vorteils hängt davon ab, ob nachgewiesen werden kann, dass die monatliche Fahrstrecke für private Fahrten, einschließlich der Strecken zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, 500 km nicht überschreitet. Ein gängiges Mittel zur Dokumentation der gefahrenen Kilometer für geschäftliche und private Zwecke ist ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch.
Dies ist dann der Fall, wenn jede einzelne Fahrt detailliert mit Kilometerständen, Start- und Zielpunkten sowie Zwischenzielen beschrieben ist, sodass die gefahrenen Kilometer zweifelsfrei nachvollzogen werden können. Das Fahrtenbuch sollte in der Lage sein, die unternommenen Fahrten mit dem Fahrzeug lückenlos zu dokumentieren. Diese Anforderung kann in der Regel durch eine kontinuierliche und zeitnahe Aufzeichnung in einem geschlossenen Register erfüllt werden. Das Fahrtenbuch muss auch den formalen Anforderungen der Bundesabgabenordnung genügen. Nachträgliche Änderungen, Streichungen oder Ergänzungen der zuvor eingegebenen Daten sollten technisch ausgeschlossen sein, es sei denn, solche Eingriffe in den ursprünglichen Datensatz werden zwingend dokumentiert und offengelegt. Andernfalls erfüllen diese Aufzeichnungen nicht die formellen Anforderungen.
Das BFG stellt jedoch fest, dass es nicht gerechtfertigt ist, allein aufgrund der Verwendung eines solchen formal unzureichenden Programms auf eine materielle Unregelmäßigkeit zu schließen. Das BFG bestätigt, dass es durchaus möglich ist, dass der Steuerpflichtige die inhaltliche Genauigkeit solcher Aufzeichnungen in Einzelfällen nachweist oder glaubhaft macht und diese Nachweise im Rahmen der freien Beweiswürdigung durchaus anerkannt werden können.
In diesem Fall hatte der klagende Angestellte von seinem Arbeitgeber ein Dienstfahrzeug mit Privatnutzung erhalten. Daraus ergab sich ein geldwerter Vorteil von 746 EUR. Der Angestellte beantragte eine Reduzierung des geldwerten Vorteils aufgrund der Begründung, dass er nur 4.942 km pro Jahr privat zurückgelegt hatte. Der Angestellte führte ein elektronisches Fahrtenbuch in Form einer MS Excel-Tabelle, um seine privat gefahrenen Kilometer nachzuweisen. Da nachträgliche Änderungen bei der Verwendung von Excel technisch möglich sind, gelten solche Aufzeichnungen grundsätzlich nicht als formell ordnungsgemäß. In diesem speziellen Fall enthielt das vorgelegte Fahrtenbuch des Angestellten das Datum, die Uhrzeit, die Postleitzahl, die besuchten Orte, den Kilometerstand zu Beginn und am Ziel, die Anzahl der Geschäftskilometer und die privat gefahrenen Kilometer sowie den Grund für die Fahrt. Darüber hinaus reichte er teilweise Kopien eines manuell geführten Kalenders ein sowie eine Liste der Kundentermine (einschließlich Adressen) mit Kilometerständen und Werkstattrechnungen, die alle den Angaben im Fahrtenbuch entsprachen.
Durch die Vorlage zusätzlicher Unterlagen gelang es, trotz des formell unzureichenden Fahrtenbuchs die inhaltliche Richtigkeit der Angaben nachzuweisen.
Das BFG erkannte die Nachweise für Privatfahrten unter 6.000 km pro Jahr an und änderte entsprechend den Bescheid des Finanzamtes.
Es ist wichtig zu beachten, dass steuerliche Vorschriften komplex sind und sich stetig ändern können. Daher empfehle ich Ihnen, bei spezifischen steuerlichen Fragen immer einen Steuerberater oder das örtliche Finanzamt zu konsultieren. Für weitere Fragen stehe ich Ihnen wie gewohnt zur Verfügung.
Ihr Michael Dullnig
Stand: 08.08.2023
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